Генри, генеральный директор технологической компании, был недоволен качеством выполнения важнейших задач в организации. «В начале каждого квартала мы задаем приоритетные цели, – сказал он. – Но когда приходит время проверить результаты, мне сообщают, что добиться намеченного не удалось: помешали срочные проблемы. И никогда ничего не получается».

Когда я спросил Генри, какие меры он принимал, чтобы лучше сориентировать команду, он назвал сразу несколько: еженедельные контрольные встречи, протоколы, ограничивающие объем переписки по электронной почте, и онлайн-панели мониторинга результатов (или их отсутствия) по каждой важнейшей задаче. Получается, что Генри считал причиной недоработок слабую подотчетность (решение – частые встречи для обсуждения прогресса и информационные панели) и неэффективное использование рабочего времени (решение – сократить трафик электронной почты).

Но, поработав с компанией некоторое время, я понял, что сложности в компании Генри на самом деле были вызваны плохой системой управления. «Кризисные ситуации», мешавшие его команде добиваться результата, возникали из-за отсутствия эффективной координации между двумя ключевыми подразделениями. В итоге просто не сложился такой состав и формат, в котором лидеры могли бы продуктивно решать сложные вопросы.

Генри – не первый компетентный руководитель, кто неправильно поставил диагноз. Регулярное невыполнение планов имеет более глубокие корни, чем кажется. Чаще всего за ними кроется более серьезная проблема в структуре организации. Однако руководители неправильно трактуют симптомы и теряют много времени на поиски поверхностных решений, которые ничему не помогают.

Четыре самых распространенных симптома таковы: конкурирующие приоритеты, нежелательная текучесть кадров, недоступность руководителей и соперничество между подразделениями. Если вы столкнулись с одним или несколькими из них, подумайте, не является ли структура компании первопричиной слабых результатов.

Частая структурная проблема: низкое качество управления

Компания Генри была выстроена как матричная организация, а это означает, что у большинства сотрудников было по два начальника. Подразделения были организованы по функциональному принципу: маркетинг, продажи и инженерно-технические разработки. В компании также были выделены три клиентских сегмента: корпоративные пользователи платформы, малый бизнес и индивидуальные пользователи программного обеспечения. Каждую команду возглавлял руководитель функционального направления, а также вице-президент подразделения, отвечавший за конкретный сегмент рынка.

Проблема заключалась в том, что вице-президенты подразделения отчитывались операционному директору, а главы функциональных направлений – лично Генри. Когда команда Генри собиралась, чтобы установить приоритеты по каждому функциональному направлению, вице-президенты подразделений не присутствовали и, соответственно, не имели возможности добавить свои первостепенные задачи в общий план компании.

Иными словами, система управления компании Генри не была предназначена для матричной структуры. Его компания была устроена по принципу вертикально-ориентированной функциональной организации. В такой сложной модели, как матрица, должны быть отлажены механизмы принятия решений для управления неизбежными конфликтами, возникающими вокруг приоритетов и ресурсов. В противном случае эти нерешенные разногласия будут дестабилизировать работу, как это и получилось в компании Генри. Когда он это осознал, то ввел вице-президентов клиентских сегментов в руководящую команду. У них появилась возможность определять приоритеты на краткосрочную перспективу в зависимости от клиентского сегмента и функционального направления, а также согласовывать их друг с другом.

Частая структурная проблема: неудачное распределение ролей

Руководители зачастую объясняют нежелательные увольнения недостатками в политике удержания персонала и поручают отделу кадров убедить сотрудников остаться. Желающим уйти предоставляются опционы на покупку акций компании, раздаются бонусы или изобретаются новые названия должностей, чтобы создать видимость карьерного роста. Если человек хочет уволиться из-за перегрузок или невыносимых начальников, такие меры временно могут сработать. Но если явление распространено широко, то, скорее всего, истинная причина кроется в особенностях организационной структуры.

Одной из компаний, с которой я работал, через несколько лет после неудачной реорганизации не удавалось справиться с повышенной текучестью кадров. Руководители списывали все на разочарование сотрудников после череды неблагоприятных реформ. Но на самом деле проблема заключалась в том, что в попытках сократить расходы руководство воспользовалось реорганизацией, чтобы объединить такие направления, как финансы, бухгалтерский учет и закупки, в многофункциональные должности с широким кругом обязанностей. А на некоторых других позициях сферу полномочий сузили настолько, что многим сотрудникам, чтобы делать свою работу, приходилось тесно взаимодействовать с другими. Из-за таких преобразований одни оказались перегружены сверх меры, в то время как другие были заняты простыми повседневными задачами, которые требовали слишком большой координации. И для многих увольнение стало наилучшим решением.

Руководству организации нужно было понять, что качественное распределение должностных функций происходит на основе желаемых результатов, а не имеющихся кадровых ресурсов. Когда компании создают должности под специалиста, они невольно определяют ценность позиции как общую сумму всего, на что способен исполнитель в отведенной ему роли. В результате позиция считается важной только тогда, когда ее занимает суперзвезда, независимо от того, насколько такая должность необходима для результатов компании. Точно так же роль кажется несущественной, если выполняющий ее специалист – слабое звено.

Трудность в том, что не все функции одинаково важны для организации. В эффективной структуре ценность роли определяется по ее влиянию на конкурентоспособность компании. Если роль ценна, только тогда на эту должность может быть назначен высококвалифицированный специалист.

Частая структурная проблема: чрезмерное количество подчиненных

Очень часто, когда сотрудники жалуются, что с руководителями трудно связаться в случае необходимости, многие объясняют это занятостью менеджеров или их нежеланием встречаться со своими прямыми подчиненными. Менеджерам дают советы, как проводить встречи более эффективно или как лучше ранжировать задачи. Иногда в программу добавляются тренинги по эмпатии. Но в действительности проблема вовсе не в действиях того или иного руководителя.

В одной организации сотрудники жаловались на постоянный недостаток обратной связи или указаний от своих руководителей. Те со своей стороны были недовольны, что приходится преодолевать слишком много вышестоящих уровней, чтобы одобрить решения или запросить ресурсы, и что у них слишком много прямых подчиненных – невозможно уделить каждому достаточно времени. Обычный менеджер среднего звена имел по 12–18 подчиненных. В этой организации, как и во многих других, норма управляемости считалась знаком качества лидера: чем больше сотрудников, тем в соответствии с принятой философией влиятельнее позиция.

Однако для эффективной деятельности рабочих групп необходимо тщательно определить количество уровней в иерархии и количество прямых подчиненных на каждом из них, и сделать это нужно на основе двух критериев – типа выполняемой работы и меры необходимой координации. Позиции с высокой сложностью или с высокой степенью риска (например, ученые, проводящие клинические испытания лекарств, или аналитики, занимающиеся интерпретацией конфиденциальных данных) часто требуют интенсивного взаимодействия. Поэтому имеет смысл сузить круг позиций в подчинении у менеджера. Стандартная, более повторяющаяся работа, например, у инженеров, пишущих коды, или команд, работающих на производственных линиях, обычно дает исполнителям больше автономии. А это позволяет руководителю управлять более широким составом работников. Когда эти нюансы упускаются из виду, возможности менеджера уделять внимание сотрудникам сильно сокращаются. И нереалистично ожидать, что кто-то будет эффективно справляться с 12 или более непосредственными подчиненными – независимо от того, какую работу они выполняют.

Частая структурная проблема: плохо продуманные системы поощрения или контрольных показателей

Напряженность между отделами продаж и маркетинга или операционным и исследовательским направлениями часто объясняют «нежеланием сотрудничать», «бюрократизацией» и «политическими соображениями». Для укрепления доверия устраивают тимбилдинги или на кого-то возлагается роль посредника. Но часто в основе конфликтов подразделений лежат плохо продуманные системы контрольных показателей и поощрения, которые фактически способствуют соперничеству.

В одной организации в подобной ситуации оказались два маркетинговых отдела. Один был заинтересован в привлечении интернет-трафика на сайт компании, а другой – в преобразовании этого трафика в продажи. Результатом становилась противоречивая информация на целевых страницах, взаимные обвинения, невыполнение планов и нежелание обмениваться важной аналитикой, несмотря на то что их успех зависел от обоюдных усилий.

Если между двумя функциональными направлениями началась конкуренция (хотя цель у них общая), они должны быть в состоянии внимательно изучить свои индивидуальные системы показателей и поощрений, чтобы убедиться, что те способствуют, а не препятствуют необходимому сотрудничеству. Два маркетинговых отдела провели вместе целый день за разработкой плана, в котором трафик и конверсия были бы не взаимоисключающими параметрами, и предусмотрели совместный доступ к аналитике, чтобы, прежде чем задавать цели по увеличению трафика и конверсии, можно было согласовать их с коллегами.

Об авторе: Рон Каруччи – соучредитель компании Navalent, которая консультирует топ-менеджеров по управлению изменениями.

Статья впервые опубликована в «HBR Россия». Оригинал статьи здесь